DIAGNOSTIC & CONSEIL

 Préparation à une méthodologie de classement en préalable à un partage des fichiers et à la mise en place d’une sauvegarde automatique et quotidienne des données :
**** Impression des arborescences de fichiers présents sur chacun des ordinateurs
**** Organisation d’un mode de nommage, de classement et d’archivage des fichiers
 Préconisation de différents systèmes de sauvegarde en interne : poste déconnecté, documents archivés (qui ne feront pas l’objet d’une sauvegarde distante).
 Vérification des logiciels installés sur les postes, et lorsque nécessaire, installation de logiciels complémentaires indispensables :
 Après vérification des fonctionnalités complémentaires effectivement présentes (compatibilité réseau) de l’imprimante Panasonic, mise en réseau sur tous les postes.
 Définition d’une solution de sauvegarde en ligne étudiée et accompagnement au choix des services et du prestataire jusqu’à la finalisation du contrat avec celui-ci.
 Proposition de certificats numériques agréés par l’administration fiscale et autres prestataires ou partenaires.
 Proposition d’abonnements payants aux appels d’offres

FORMATIONS

Gestion partagée et sauvegardes des fichiers en local  :

Objectif  : Mettre en place une méthodologie d’organisation de fichiers pour alléger les procédures de sauvegarde et permettre le partage des fichiers de travail communs.

 Méthodologie de nommage, de classement, de circulation des fichiers et procédures de sécurité pour le travail sur les fichiers partagés
 Sauvegarde des dossiers et gestion des aléas.

Maîtrise de l’environnement local et des logiciels utilisés :

Objectif  : Permettre la récupération de certaines données "papier" sans avoir à les ressaisir intégralement (OCR), convertir les fichiers Autocad dans un format qui permettre leur lecture et leur impression (DWG), compresser les fichiers ou documents volumineux pour faciliter leur transfert/envoi (ZIP), transformer des documents au format PDF pour faciliter leur impression (PDF Creator), redimensionner des images pour alléger leur poids et permettre leur envoi (Photofiltre).

 Utilisation de PDF Creator, de la reconnaissance optique des caractères (OCR), d’un lecteur et convertisseur de fichiers Autocad (DWG), de la compression de fichiers (ZIP), du re-dimensionnement d’images avec Photofiltre.

Messagerie : Maîtrise du mail pour la traçabilité et l’accès à tous les courriers échangés

Objectif : Maîtriser les fonctionnalités avancées pour une utilisation professionnelle de la messagerie et une gestion efficace des flux d’emails.

 Méthodologie d’organisation des dossiers de courriers reçus et envoyés, envoi/réception et transfert de messages avec pièces jointes simples ou compressées, envois groupés (création de listes de diffusion), insertion de signatures, paramétrages de filtres (règles de tri automatiques), configuration de boîtes à lettres supplémentaires partagées ou individuelles, intégration de la messagerie aux sauvegardes, partage de carnets d’adresses, fonctions de recherche des mails archivés, accusés de lectures, envois prioritaires ;
 Valeur juridique des mails ;
 Installation et formation à l’envoi de mails horodatés par le biais d’une "enveloppe numérique universelle inviolable" (logiciel gratuit) ;
 Envoi de fichiers volumineux via un serveur externe ;
 Envoi de courriers recommandés avec (ou sans) accusé de réception par Internet.

Internet : Recherche et traitement rapide d’informations sur Internet

Objectif : Gagner du temps sur la recherche d’information, obtenir des résultats pertinents, maîtriser les fonctionnalités avancées de la recherche sur Google, découvrir des sources d’information complémentaires, transmettre et archiver des résultats de recherche.

 Prise en main et/ou révision de l’ensemble des fonctionnalités du navigateur, principes de recherche et de logique d’indexation des résultats par les moteurs, maîtrise de Google de sa syntaxe avancée et de ses fonctionnalités simplificatrices, présentation d’outils de recherche complémentaires (Exalead, Kartoo, Vivissimo et métamoteur Gigablast/Go2net...).
 Communication et archivage raisonné des résultats de recherche.

Consolidation et dématérialisation  : retour sur les formations sauvegardes locales, messagerie et recherche (consolidation des acquis et complément de formation en fonction des nouveaux besoins identifiés) et formation à la dématérialisation des procédures

Objectif : Point sur la mise en pratique des formations Gestion partagée et sauvegardes des fichiers en local, Maîtrise de l’environnement local et des logiciels utilisés, Messagerie : Maîtrise du mail pour la traçabilité et l’accès à tous les courriers échangés, Internet : Recherche et traitement rapide d’informations sur Internet révision, précisions et résolution des éventuelles demandes des utilisateurs. Mise en place et formation aux outils et interfaces de dématérialisation des procédures (gestion en ligne des déclarations fiscales et sociales, réponse en ligne aux appels d’offre).

 Sauvegardes ’internes’, messagerie, recherche : retour sur les pratiques, révisions et réponses à d’éventuelles demandes complémentaires
 Dématéralisation des procédures : mise en place de certificats numériques pour le cryptage et l’authentification des données courriers, déclarations fiscales, réponses aux appels d’offres.

Abonnements et outils de veille  : après transfert des différentes solutions mises en place pour le suivi des appels d’offres et la veille concurrentielle

Objectif : effectuer au sein de l’entreprise un suivi simplifié et automatisé des appels d’offres, suivre au moyen d’agents paramétrables l’évolution du marché et de la concurrence.

 Formation à l’utilisation des différentes interfaces de suivi des appels d’offres et aux modifications de leurs paramétrages
 Formation aux outils de veille mis en place pour la surveillance de la concurrence, à la création et aux modifications de paramétrage des logiciels.

VEILLE SECTORIELLE SUR APPELS D’OFFRES, VEILLE IMAGE et VEILLE CONCURRENTIELLE

Veille sectorielle sur appels d’offres

 Analyse des pratiques actuelles et simplification des recherches d’appels d’offres ciblés (région et corps d’état) par la mise en place de systèmes d’alertes sur différents sites annonceurs gratuits ;
 Mise en place de systèmes d’alertes sur différents sites annonceurs gratuits pour recevoir les avis d’attribution de marchés aux entreprises concurrentes ;
 Proposition d’inscription à des publications en ligne payantes pour le suivi d’appels d’offres et d’avis d’attributions qui ne seraient pas répertoriés sur les sites gratuits ou dont la localisation centralisée apporterait un gain de temps significatif sur la recherche et le dépouillement ;
 Paramétrages, test et mise en place de systèmes d’alertes gratuites Google ;
 Paramétrages, test et mise en place de systèmes de surveillance de pages d’appels d’offres et d’avis d’attribution par l’intermédiaire d’un logiciel de veille gratuit ;
 Transfert de ces différents systèmes au sein de l’entreprise accompagné d’une journée de formation à leur utilisation.

Veille image

 Mise en place d’une surveillance de la notoriété de l’entreprise et de ses dirigeants, mise en forme des données collectées et émission d’un rapport.
 Réalisation d’un audit du site de l’entreprise et propositions d’améliorations sous forme de rapport pour optimiser son référencement et favoriser sa visibilité.
 Établissement éventuel d’une proposition de référencement du site Internet après prise en compte par l’entreprise des préconisations pour son amélioration.

Veille concurrentielle

 Paramétrages, tests et mise en place d’une surveillance de l’activité des principaux concurrents désignés
 Mise en place de systèmes d’alertes sur les sites concurrents pour en mesurer l’évolution, l’audience sur les outils de recherche et la visibilité.
 Transfert de ces différents systèmes au sein de l’entreprise accompagné d’une formation à leur utilisation (regroupée dans la journée de formation à la veille sur les marchés).